Travellerさんの計算フィールドはこんなことでしょうか?
]]>おそらく、年度の数字が保持されているものと思われますが、クライアントでそのファイルを開いた時のスクリプトで設定を行っておく、というのが実用的かと思います。
または、年始にサーバー内で一旦ファイルを閉じて、値を変更後、再度共有ファイルとして開く、というメンテナンスをされては如何でしょう。
頻回に保存が必要なものでしたら、そのファイル内にテーブルを1個作り、通常のフィールドを1個作ります。
各テーブルからXリレーション(デカルトリレーション)でそのテーブルを関連付け、そのフィールドを参照する様にされると良いかと思います。各クライアントからも変更が可能な運用が構築できます。
このファイルをサーバーにアップロードした時のXの値がいつまでも残っています。
変更しても次回開けるとアップロードした時のXの値がまた出てきます。